{% extends "base.html" %} {% set meta_description = "Invario Leistungen für Schulen: Inventarverwaltung, Bibliothekssystem, Support, Sicherheit und Einführung ohne Installation. Klar für Schulen und Schulträger gegliedert." %} {% block title %}Leistungen für Schulen | Invario{% endblock %} {% block head %} {{ super() }} {% endblock %} {% block content %}

Module & Leitfäden

Diese Seite stellt die Produkt Suite der Invario UG vollständig dar und gibt nützliche Tipps.

Inventarsystem

Verwalten und überwachen Sie Ihr gesamtes schulisches Inventar: Von der schnellen Suche und Detailansicht bis hin zur revisionssicheren Defektverwaltung.

Suchen, Filtern und Ansicht (Navigation)

  1. Präzise Filter- und Suchfunktionen anwenden: Um die Suche nach Artikeln im Inventar zu verfeinern, bietet die Suchmaske interaktive Dropdown-Menüs. Über das Dropdown „Schlagwort“ können Sie gezielt nach festgelegten Tags wie „Klasse 1“ oder „Geographie“ filtern. Ein weiteres Menü über dem Titelsuchfeld erlaubt es, den grundsätzlichen Status der angezeigten Objekte einzugrenzen (Auswahl zwischen „Alle Objekte“, „Nur Ausleihbare“ oder „Nur gesperrte/defekte“). Zusätzlich können Sie über ein kleines Zahnrad- oder Einstellungs-Icon neben der Suchleiste exakt bestimmen, in welchen Datenfeldern (z. B. nur im „Titel“ oder auch in der „Beschreibung“) der eingegebene Text gesucht werden soll.
    🖼️ Screenshots ansehen
    Suchmaske Dropdowns
  2. Ansichtsmodus der Inventarliste wechseln: Das System bietet unterschiedliche Darstellungsformen für die durchsuchten Inventarobjekte. Standardmäßig werden die Ergebnisse in einer Kachelansicht präsentiert, die das Artikelbild, wichtige Kurzinfos und Schnellzugriffs-Buttons direkt anzeigt. Wenn Sie mit der Maus über ein Objekt fahren oder dieses auswählen, wird dies durch einen grünen Rahmen visuell hervorgehoben. Oben rechts befinden sich zwei kleine Icons, mit denen Sie das Layout umstellen können. Ein Klick darauf wechselt die Ansicht von den Kacheln in ein kompaktes, tabellarisches Listenformat, in dem alle Metadaten (Name, Ort, System/Bereich, etc.) zeilenweise nebeneinander dargestellt werden.
    🖼️ Screenshots ansehen
    Kachelansicht Inventar Objekt in der Kachelansicht fokussiert Kompaktes Listenformat

Objektdetails und Aktionen

  1. Objekte identifizieren und Detailinformationen abrufen: In der Übersicht "Inventar Objekte" lässt sich ein spezifischer Artikel durch Anklicken visuell markieren (erkennbar am grünen Rahmen und der hellgelben Hervorhebung). Durch das Öffnen des Artikels gelangen Sie in die detaillierte Modal-Ansicht. Diese Ansicht zentriert das Produktbild und listet alle Stammdaten übersichtlich untereinander auf, was besonders für eine schnelle, ablenkungsfreie Kontrolle der Artikeldaten vor einer Ausleihe oder Bearbeitung nützlich ist.
    🖼️ Screenshots ansehen
    Visuelle Hervorhebung eines Objekts Detail-Informationen aufrufen
  2. Objektdetails im Vollbild einsehen: Wenn Sie weitere Informationen zu einem spezifischen Artikel benötigen, öffnet sich eine fokussierte Detailansicht in einem Pop-up-Fenster. Diese Maske präsentiert das Objektbild (inklusive Navigationspfeilen zum Durchschalten, falls mehrere Bilder vorhanden sind) sowie alle hinterlegten Stammdaten in einer übersichtlichen Liste (z. B. Ort, System/Bereich, Anschaffungspreis). Am unteren Rand des Fensters ist zudem das Feld für die ausführliche Textbeschreibung des Artikels vollständig einsehbar.
    🖼️ Screenshot ansehen
    Vollbild der Objektdetails
  3. Verfügbarkeit prüfen, Historie einsehen und Aktionen ausführen: Dieses erweiterte Aktions-Fenster bietet verschiedene Verwaltungswerkzeuge für ein Einzelobjekt. Im oberen Bereich können Sie unter „Defekthistorie (Letzte 5)“ vergangene Meldungen einsehen oder über einen Button einen neuen Defekt melden. Darunter befindet sich der Bereich „Verfügbarkeit prüfen“. Ein Klick auf „Kalender anzeigen“ klappt eine interaktive Monatsansicht auf, um Belegungen zu prüfen. Im unteren Abschluss des Fensters finden Sie eine Reihe farbiger Aktions-Buttons: Hierüber lässt sich der Artikel unter anderem direkt „Ausleihen“, „Reservieren“, in den Status „In Reparatur“ oder „Defekt/...“ versetzen oder aus dem System „Löschen“.
    🖼️ Screenshots ansehen
    Defekthistorie einsehen Verfügbarkeit über Kalender prüfen Aktions-Buttons

Defektverwaltung und Administration

  1. Defekte Items überwachen: Die Ansicht "Defekte Items" dient als zentrales Dashboard für alle Artikel, die als beschädigt gemeldet wurden oder sich in Reparatur befinden. Die Maske bietet eine Suchleiste, um gezielt nach dem Namen, Code, Typ oder Aufbewahrungsort eines defekten Objekts zu suchen. Die darunterliegende Tabelle ist strukturiert nach "Bild", "Status", "Fehlerbeschreibung" sowie "Aktionen" und "Aktiv seit", um den Reparatur- oder Ersatzprozess transparent nachverfolgen zu können.
    🖼️ Screenshot ansehen
    Dashboard für defekte Items
  2. Revisionssichere Audit-Reports analysieren: Das System exportiert bei Bedarf revisionssichere Protokolle aller Systemvorgänge als PDF-Dokument. Der Bericht enthält eine "Prüfsummary zur Audit-Chain", welche die Integrität bestätigt und die Häufigkeit bestimmter Ereignisse aggregiert (beispielsweise Einträge für Rückgaben oder gemeldete Schäden). Die detaillierte Liste darunter schlüsselt jedes Ereignis mit einem Zeitstempel, dem ausführenden Benutzer, der IP-Adresse und einem kryptografischen Hash-Wert ab. Für formelle Prüfungen schließt das Dokument mit Unterschriftsfeldern für die Schulleitung und den IT-Beauftragten.

    📥 Audit-Report herunterladen (PDF)
  3. Schadensersatzrechnungen generieren: Wenn ein Artikel irreparabel beschädigt wird, kann das System eine Rechnung zur Schadensregulierung erstellen. Das Dokument weist einen spezifischen Rechnungsbetrag aus, der dem verantwortlichen Benutzer in Rechnung gestellt wird. Die Schadensbeschreibung auf dem Dokument vermerkt transparent, dass das Objekt während der Ausleihe beschädigt oder zerstört wurde, und fordert dazu auf, den Betrag bei der Verwaltung zu begleichen.

    📥 Muster-Rechnung herunterladen (PDF)

Bibliothekssystem

Digitalisieren Sie Ihre Schulbibliothek: Verwalten Sie Ihren Medienbestand, Ausleihen und Bibliotheksausweise zentral, schnell und intuitiv.

Medienverwaltung & Ausleihe

  1. Die Bibliotheks-Übersicht öffnen: Navigieren Sie im System zum Modul "Bibliothek". Hier finden Sie die zentrale Übersicht Ihres Medienbestandes. Über die Suchleiste können Sie schnell nach bestimmten Titeln oder ISBNs suchen. Zu jedem Buch sehen Sie auf einen Blick den Bestand, den Status (z. B. "Verfügbar") und haben direkten Zugriff auf Schnellaktionen wie "Ausleihen" oder "Bearbeiten".
    🖼️ Screenshot ansehen
    Übersicht des Bibliotheks-Moduls mit Suchleiste
  2. Buchdetails und Historie einsehen: Klicken Sie in der Medienliste bei einem beliebigen Buch auf den Button "Details". Es öffnet sich ein übersichtliches Fenster mit allen wichtigen Informationen zum Werk, wie der genauen Beschreibung, dem Regalort und der Kategorie. Im unteren Bereich dieses Fensters finden Sie die Ausleihhistorie, die Ihnen genau anzeigt, welcher Nutzer das Buch wann ausgeliehen hat.
    🖼️ Screenshot ansehen
    Pop-up Fenster mit Buchdetails und Ausleihhistorie
  3. Medien gezielt filtern und Listen exportieren: Um spezifische Listen zu erstellen, klicken Sie rechts neben der Suchleiste auf den Button "Filter". Daraufhin öffnen sich erweiterte Optionen, mit denen Sie den Bestand nach bestimmten Kriterien (z. B. Medientyp oder Verfügbarkeitsstatus) eingrenzen können. Zusätzlich finden Sie hier praktische Export-Buttons, um Ihre gefilterten Ergebnisse oder alle ausgeliehenen Bücher bequem als Excel-Tabelle herunterzuladen.
    🖼️ Screenshot ansehen
    Filter-Menü mit Export-Funktionen
  4. Den passenden Scanner-Modus wählen: Um die Ausleihe effizienter zu gestalten, können Sie das Verhalten des Barcode-Scanners anpassen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü über der Medienliste (Standardmäßig auf "Nur Ausweis erfassen"). Wählen Sie hier beispielsweise den "Schnellmodus: Ausweis + Mediencode" aus. Das System erwartet dann nacheinander den Scan des Schülerausweises und direkt danach den Buchcode, was den Ausleihprozess an der Theke deutlich beschleunigt.
    🖼️ Screenshot ansehen
    Filter-Menü mit Export-Funktionen
  5. Neue Bücher anlegen oder gesammelt importieren: Wenn Sie neue Medien ins System aufnehmen möchten, wechseln Sie in den Bereich zum Hochladen von Büchern. Für große Mengen nutzen Sie ganz oben den "Excel-Import", um eine vorgefertigte Liste direkt einzulesen. Für einzelne Bücher füllen Sie das Formular darunter aus. Besonders praktisch: Scannen oder tippen Sie unten im Formular die ISBN ein und klicken Sie auf "Informationen abrufen", um Buchdaten automatisch ausfüllen zu lassen. Legen Sie abschließend noch fest, ob der Artikel im Voraus reservierbar sein soll.
    🖼️ Screenshot ansehen
    Neue Bücher anlegen oder gesammelt importieren
  6. Rückgaben verwalten und Schäden dokumentieren: Um ausgeliehene Medien zurückzunehmen, öffnen Sie die Ansicht "Bibliotheks-Ausleihen". Hier sehen Sie alle aktuell verliehenen Bücher. Klicken Sie bei Rückgabe einfach auf "Zurücksetzen", um das Buch wieder als "Verfügbar" im System zu vermerken. Sollte ein Medium beschädigt zurückgegeben werden, klicken Sie auf "Schaden melden". Das System markiert das Element dann deutlich mit einem roten Warnhinweis. Sobald das Buch repariert wurde, können Sie es über den neuen Button "Als repariert markieren" wieder regulär für den Verleih freigeben.
    🖼️ Screenshot ansehen
    Rückgaben verwalten und Schäden dokumentieren

Nutzer, Stammdaten & System

  1. Bibliotheksausweise anlegen und verwalten: In der Ausweisverwaltung können Sie die Ausleihberechtigungen für Ihre Schüler organisieren. Sie können einzelne Ausweise manuell anlegen oder bestehende bearbeiten, indem Sie die Ausweis-ID (Barcode-Nummer), den Namen, die Klasse und die gewünschte Standard-Ausleihdauer eintragen. Alternativ bietet das System oben einen praktischen Excel-Import, um ganze Klassenlisten auf einmal einzulesen. In der Liste unten lassen sich alle Ausweise verwalten oder über den Button "PDF" direkt als druckfertige Dokumente (inklusive scanbarem Barcode) exportieren. 📥 Muster-Ausweis herunterladen (PDF)
    🖼️ Screenshot ansehen
    Bibliotheksausweise anlegen und verwalten 1
    🖼️ Screenshot ansehen
    Bibliotheksausweise anlegen und verwalten 2
  2. Schulstammdaten für offizielle Dokumente hinterlegen: Damit alle Berichte, PDFs und exportierten Ausweise direkt richtig zugeordnet werden können, rufen Sie die "Schulstammdaten" auf. Hier tragen Sie zentrale Basisdaten wie den Schulnamen, die Adresse und einen Ansprechpartner ein. Zudem können Sie hier Ihr Schullogo hochladen. Das System zeigt Ihnen in der "Aktuellen Vorschau" auf der rechten Seite sofort an, wie diese Angaben später auf amtlichen Dokumenten oder Ausweisen erscheinen werden.
    🖼️ Screenshot ansehen
    Schulstammdaten für offizielle Dokumente hinterlegen
  3. Benutzermenü und Kontoeinstellungen öffnen: Klicken Sie in der dunklen Hauptleiste ganz rechts auf Ihren Benutzernamen (z. B. "admin"), um das Dropdown-Menü zu öffnen. Dieses kleine Menü dient als Schnellzugriff für Ihre Kontoverwaltung. Von hier aus können Sie mit nur einem Klick Ihr Passwort ändern, das System über "Logout" sicher verlassen oder direkt in die Übersicht Ihrer ungelesenen Systemmeldungen ("Benachrichtigungen") springen.
    🖼️ Screenshot ansehen
    Benutzermenü und Kontoeinstellungen
  4. Benachrichtigungen und System-Hinweise prüfen: Das Benachrichtigungs-Modul ist Ihre zentrale Anlaufstelle für wichtige Ereignisse im laufenden Betrieb. Hier informiert Sie die Software proaktiv über Handlungsbedarf – zum Beispiel, wenn ein Nutzer ein beschädigtes Buch gemeldet hat oder Rückgabe-Erinnerungen anstehen. Sobald Sie eine Meldung geprüft und das Problem gelöst haben, klicken Sie einfach auf "Als gelesen", um den Hinweis zu archivieren und Ihre Übersicht stets aufgeräumt zu halten.
    🖼️ Screenshot ansehen
    Benachrichtigungen und System-Hinweise
{% endblock %}