Inventarsystem
Verwalten und überwachen Sie Ihr gesamtes schulisches Inventar: Von der schnellen Suche und Detailansicht bis hin zur revisionssicheren Defektverwaltung.
Suchen, Filtern und Ansicht (Navigation)
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Präzise Filter- und Suchfunktionen anwenden: Um die Suche nach Artikeln im Inventar zu verfeinern, bietet die Suchmaske interaktive Dropdown-Menüs. Über das Dropdown „Schlagwort“ können Sie gezielt nach festgelegten Tags wie „Klasse 1“ oder „Geographie“ filtern. Ein weiteres Menü über dem Titelsuchfeld erlaubt es, den grundsätzlichen Status der angezeigten Objekte einzugrenzen (Auswahl zwischen „Alle Objekte“, „Nur Ausleihbare“ oder „Nur gesperrte/defekte“). Zusätzlich können Sie über ein kleines Zahnrad- oder Einstellungs-Icon neben der Suchleiste exakt bestimmen, in welchen Datenfeldern (z. B. nur im „Titel“ oder auch in der „Beschreibung“) der eingegebene Text gesucht werden soll.
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Ansichtsmodus der Inventarliste wechseln: Das System bietet unterschiedliche Darstellungsformen für die durchsuchten Inventarobjekte. Standardmäßig werden die Ergebnisse in einer Kachelansicht präsentiert, die das Artikelbild, wichtige Kurzinfos und Schnellzugriffs-Buttons direkt anzeigt. Wenn Sie mit der Maus über ein Objekt fahren oder dieses auswählen, wird dies durch einen grünen Rahmen visuell hervorgehoben. Oben rechts befinden sich zwei kleine Icons, mit denen Sie das Layout umstellen können. Ein Klick darauf wechselt die Ansicht von den Kacheln in ein kompaktes, tabellarisches Listenformat, in dem alle Metadaten (Name, Ort, System/Bereich, etc.) zeilenweise nebeneinander dargestellt werden.
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Objektdetails und Aktionen
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Objekte identifizieren und Detailinformationen abrufen: In der Übersicht "Inventar Objekte" lässt sich ein spezifischer Artikel durch Anklicken visuell markieren (erkennbar am grünen Rahmen und der hellgelben Hervorhebung). Durch das Öffnen des Artikels gelangen Sie in die detaillierte Modal-Ansicht. Diese Ansicht zentriert das Produktbild und listet alle Stammdaten übersichtlich untereinander auf, was besonders für eine schnelle, ablenkungsfreie Kontrolle der Artikeldaten vor einer Ausleihe oder Bearbeitung nützlich ist.
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Objektdetails im Vollbild einsehen: Wenn Sie weitere Informationen zu einem spezifischen Artikel benötigen, öffnet sich eine fokussierte Detailansicht in einem Pop-up-Fenster. Diese Maske präsentiert das Objektbild (inklusive Navigationspfeilen zum Durchschalten, falls mehrere Bilder vorhanden sind) sowie alle hinterlegten Stammdaten in einer übersichtlichen Liste (z. B. Ort, System/Bereich, Anschaffungspreis). Am unteren Rand des Fensters ist zudem das Feld für die ausführliche Textbeschreibung des Artikels vollständig einsehbar.
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Verfügbarkeit prüfen, Historie einsehen und Aktionen ausführen: Dieses erweiterte Aktions-Fenster bietet verschiedene Verwaltungswerkzeuge für ein Einzelobjekt. Im oberen Bereich können Sie unter „Defekthistorie (Letzte 5)“ vergangene Meldungen einsehen oder über einen Button einen neuen Defekt melden. Darunter befindet sich der Bereich „Verfügbarkeit prüfen“. Ein Klick auf „Kalender anzeigen“ klappt eine interaktive Monatsansicht auf, um Belegungen zu prüfen. Im unteren Abschluss des Fensters finden Sie eine Reihe farbiger Aktions-Buttons: Hierüber lässt sich der Artikel unter anderem direkt „Ausleihen“, „Reservieren“, in den Status „In Reparatur“ oder „Defekt/...“ versetzen oder aus dem System „Löschen“.
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Defektverwaltung und Administration
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Defekte Items überwachen: Die Ansicht "Defekte Items" dient als zentrales Dashboard für alle Artikel, die als beschädigt gemeldet wurden oder sich in Reparatur befinden. Die Maske bietet eine Suchleiste, um gezielt nach dem Namen, Code, Typ oder Aufbewahrungsort eines defekten Objekts zu suchen. Die darunterliegende Tabelle ist strukturiert nach "Bild", "Status", "Fehlerbeschreibung" sowie "Aktionen" und "Aktiv seit", um den Reparatur- oder Ersatzprozess transparent nachverfolgen zu können.
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Revisionssichere Audit-Reports analysieren: Das System exportiert bei Bedarf revisionssichere Protokolle aller Systemvorgänge als PDF-Dokument. Der Bericht enthält eine "Prüfsummary zur Audit-Chain", welche die Integrität bestätigt und die Häufigkeit bestimmter Ereignisse aggregiert (beispielsweise Einträge für Rückgaben oder gemeldete Schäden). Die detaillierte Liste darunter schlüsselt jedes Ereignis mit einem Zeitstempel, dem ausführenden Benutzer, der IP-Adresse und einem kryptografischen Hash-Wert ab. Für formelle Prüfungen schließt das Dokument mit Unterschriftsfeldern für die Schulleitung und den IT-Beauftragten.
📥 Audit-Report herunterladen (PDF) -
Schadensersatzrechnungen generieren: Wenn ein Artikel irreparabel beschädigt wird, kann das System eine Rechnung zur Schadensregulierung erstellen. Das Dokument weist einen spezifischen Rechnungsbetrag aus, der dem verantwortlichen Benutzer in Rechnung gestellt wird. Die Schadensbeschreibung auf dem Dokument vermerkt transparent, dass das Objekt während der Ausleihe beschädigt oder zerstört wurde, und fordert dazu auf, den Betrag bei der Verwaltung zu begleichen.
📥 Muster-Rechnung herunterladen (PDF)
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